Het is een standaard procedure bij het aannemen van een nieuwe medewerker. De huidige trends geven aan dat er ongeveer 118.000 zorgmedewerkers per kwartaal worden aangenomen (azwinfo.nl, 9 september 2020). Vooral in kleinere organisaties in de eerstelijnszorg, worden overeenkomsten nog op papier ondertekend en vervolgens in papieren dossiers verwerkt. Dat zeg ik wel heel leuk alsof alleen kleine organisaties het nog op de ouderwetse manier doen, maar ook veel grote organisaties sturen arbeidsovereenkomsten of andere contracten per post. Dat zorgt voor en maakt deel uit van inefficiëntie in de praktijkorganisatie.
Het is volstrekt onbegrijpelijk wat de reden is dat contracten per post worden verstuurd. Het zorgt voor een hoop inefficiëntie. Uit onderzoek van DocuSign blijkt dat handmatige onderteken processen voor 46 procent vertraging van het opstarten van een dienstverband zorgt. Ook komt 31 procent van de deals in de problemen doordat papieren niet op tijd of op de juiste manier ondertekend worden. En dan hebben we het nog niet over alles wat bij zo’n ondertekeningsproces bij komt kijken, zoals het printen, scannen, per post versturen en overtypen dat erbij komt kijken, blijkt dat bedrijven per overeenkomst zo’n 33 euro extra kwijt zijn.
Het is dus tijd om over te stappen naar digitale overeenkomsten zodat het een hoop stappen in het gehele proces bespaart. Voor wie nog niet overtuigd is.
Hierbij de belangrijkste voordelen op een rij:
1. Het is snel
Het allerbelangrijkste voordeel, want u zet uw handtekening, dat papier moet geprint, verzonden en teruggestuurd worden. Dat kost niet alleen geld, maar ook een heleboel tijd. Wachttijd waar beide belanghebbende partijen de nadelen van ervaren. Door een makkelijke digitale handtekening worden overeenkomsten binnen enkele minuten of een paar uur ondertekend en veilig teruggestuurd.
2. Het is veilig
Uit onderzoek van DocuSign blijkt dat 20 procent van de bedrijven die elektronische handtekeningen gebruiken, hun zorgen hebben geuit over de beveiliging. De vraag is; kan een elektronische handtekening immers niet makkelijk vervalst worden?
Nee, is het antwoord op die vraag. Er bestaan meer manieren om de echtheid van digitale handtekeningen te verifiëren dan handtekeningen op papier. Handtekeningen op papier zijn juist makkelijker te vervalsen. Met digitale handtekeningen kan ingezien worden wanneer het document bekeken en ondertekend is. Zelfs het IP-adres van de ondertekenaar worden openbaar gemaakt of de ondertekenaar kan zich identificeren middels een sms, e-mail of paspoort. Na ondertekening zorgt het systeem ervoor dat het document verzegeld is dus beide partijen kunnen het document dan niet meer aanpassen. Dus er is geen twijfel mogelijk over de veiligheid van digitale handtekeningen.
3. Het is makkelijk
Voor bedrijven is het gebruik van digitale overeenkomsten makkelijker, maar ook voor de sollicitanten of patiënten. Medewerkers bepalen namelijk via het systeem naar welke ondertekenaars ze het document willen sturen en in welke volgorde er ondertekend moet worden. Bent u even niet aan het werk, maar heeft u de overeenkomst wel digitaal verstuurd? Dan kunnen de ondertekenaars in hun tijd de documenten ondertekenen en krijgt u als de handtekeningen zijn gezet daar via de mail een melding van. Wilt u voor een bepaalde datum alles rond hebben? Stel dan een uiterste ondertekendatum in het systeem. Zo worden de ondertekenaars op de hoogte gebracht van deze datum zodat zij op tijd actie kunnen ondernemen.
4. Het is goed voor het milieu
Eindelijk kunt u dan al het papier wat heen en weer verstuurd wordt en pure verspilling van tijd, bomen en geld is, achterwege laten. Digitale overeenkomsten en digitale handtekeningen zorgen ervoor dat alle overeenkomsten die u nu op papier bewaart in mappen, verleden tijd wordt. Dit steunt uw doelen om maatschappelijk verantwoord te ondernemen (en bespaart u veel ruimte in de kast).
5. Het is Europees erkend
Als u dan denkt dat het juridisch niet erkend is om deze manier van ondertekenen te gebruiken, gaan we u hiermee overtuigen dat u juridisch ook veilig bent. Sinds 29 september 2018 hoeven bedrijven in de Europese Unie zich hier geen zorgen meer over te maken. Toen werd de eIDAS-verordening aangenomen. Deze verordening onderscheidt drie soorten e-handtekeningen en bepaalt dat deze aan de wetgeving voldoen en gereguleerd zijn. De handtekening is daarmee rechtsgeldig in de lidstaten van de Europese Unie.
Wat houdt u nog tegen om over te stappen naar digitale overeenkomsten met digitale handtekeningen?
Geen idee hoe jullie deze hulpmiddel kunnen implementeren? Neem vrijblijvend contact met ons op! Dan kijken we samen hoe wij jullie kunnen helpen.
Reactie plaatsen
Reacties